Hallo, ich bin Tatjana Wolf
virtuelle Assistenz

Was macht ein virtueller Assistent?

Wenn du einfach immer zu viel zu tun hast und deine To-Do-Listen länger statt kürzer werden, wird es Zeit, über das Delegieren von Aufgaben nachzudenken. Ein Virtueller Assistent (VA) oder auch VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) genannt, kann dir dabei helfen, wieder mehr Zeit zu gewinnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Aufgaben für fünf Stunden am Tag, in der Woche oder im Monat abzugeben hast. Im Gegensatz zu einem Festangestellten ist ein Virtueller Assistent flexibel einsetzbar.

Durch das Outsourcen von Aufgaben an eine virtuelle Assistenz kannst du dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren und so dein Business zum Wachstum bringen. Die Investition in einen qualifizierten Assistenten zahlt sich in jedem Fall aus. Nur so kannst du weiter wachsen und den Kopf frei bekommen für neue Projekte. Zudem sind virtuelle Assistenten echte Profis in ihrem Bereich.

Doch welche Aufgaben kannst du abgeben? Eine Methode, diese zu finden, ist, dir eine Liste aller Aufgaben zu machen, die du täglich erledigst. Und aus dieser Liste dann die Tasks zu bestimmen, die du delegieren kannst. Achte dabei vor allem auf Aufgaben, die du nicht so gerne machst. Denn diese fressen nicht nur Zeit, sondern auch Energie, die du besser in andere Aufgaben investieren solltest, die du gerne (und damit auch richtig gut) machst.  Dabei kann dir eine virtuelle Assistenz nicht nur bei zahlreichen Aufgaben rund um dein Business helfen, sondern dir auch bei persönlichen Aufgaben wie Reiseplanungen, Termin-Management etc. unter die Arme greifen.

Hast du Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben, solltest du erwägen, mehrere virtuelle Assistenten zu beauftragen statt nach dem einen zu schauen, der alles übernehmen kann. Die meisten Virtuellen Assistenten bieten zwar ein sehr breites Spektrum an Aufgaben an, dennoch hat jeder seine Schwerpunkte und Spezialbereiche. Und du kannst so auch von dem Wissen und der Erfahrung der Assistenten profitieren. Solltest du viele Freelancer beauftragen, kann ein allgemeiner Virtueller Assistent dich auch bei der Koordination der Aufgabenverteilung unterstützen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so dein Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren.

Wenn du nun die ersten Aufgaben entdeckt hast, die du gerne delegieren würdest, ist der erste Schritt, diese gut zu dokumentieren. Je besser du die Aufgabenbeschreibung vorbereitest, umso zufriedener wirst du auch mit dem Ergebnis sein. Die Beschreibung der Aufgabe sollte so detailliert wie möglich sein und der virtuellen Assistenz sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden (Zugangsdaten, wichtige Eckdaten, Termine, Ansprechpartner). Gerade, wenn du eine langfristige Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenz anstrebst, investiere Zeit in die Einarbeitung. Auch wenn die Dokumentation der Aufgaben, das Einrichten von Zugängen und die Einarbeitung und Beantwortung von Rückfragen zunächst einmal mehr Arbeit verursacht – es wird sich in kurzer Zeit bereits auszahlen, wenn deine virtuelle Assistenz diese Aufgaben einfach autark bearbeiten kann und du nicht mehr daran denken musst.

Überzeugt? Dann starte doch gleich damit, deine ersten Aufgaben zu delegieren.